Betere projectbeheersing door toepassing van een methode?
Om een beter overzicht te krijgen in de voortgang van de projecten binnen een overheidsorganisatie is Fortress IMC gevraagd om de projectmanagement methode PRINCE2 te implementeren.

Na een kort onderzoek bleek dat voor een geslaagde implementatie een integrale aanpak nodig was. Een echte verbetering van de werkwijze kan alleen werken als deze verankerd is binnen de hele organisatie.

Stuurgroep:

De aansturing van de projectmanagers vanuit de stuurgroep is een belangrijk aspect van PRINCE2 en dat vraagt om kennis van de werkwijze en verantwoordelijkheden bij de stuurgroepleden. Fortress IMC heeft naast een gids voor deze stuurgroep tevens persoonlijke begeleiding geleverd.

Handboek:

De projectmanagers die de projecten uitvoeren moeten weten wat de werkwijze binnen de organisatie is rond ondersteuning, financiële verantwoording, Budgetaanvraag, secretariële ondersteuning etc. Hiervoor heeft Fortress IMC samen met medewerkers van de organisatie een handboek projectmanagement geschreven om dit eenduidig vast te leggen en eenvoudig toegankelijk te maken.

Ondersteunende middelen:

Voor de voortgang van het project was het van belang om informatie snel toegankelijk te maken voor alle betrokkenen. Fortress IMC heeft een eenvoudig te gebruiken webgebaseerd systeem ingericht waardoor de projectleden informatie op een snelle en veilige wijze konden delen. Belangrijke aspecten van projectmanagement zoals de issue en risico logging kunnen nu door deze intranetapplicatie worden gedeeld met andere projectleden.

Projecten bureau:

Voor de ondersteuning van de projectmanagers is een projectenbureau ingericht. Naast de secretariële ondersteuning is het projectenbureau tevens in staat om projectvoortgangscontrole uit te voeren. Dankzij deze ondersteunende rol heeft het management een extra waarborg ten aanzien van de kwaliteit die in de processen rond rapportages wordt geleverd.

Audit:

Om de onderlinge vergelijkbaarheid van de projecten te bevorderen is een audit uitgevoerd op alle lopende projecten. Deze korte onderzoeken naar de status van de projecten hebben wezenlijk bijgedragen aan de acceptatie en het gebruik van de methode PRINCE2. In deze gesprekken konden misverstanden worden opgespoord en rechtgezet aangaande het gebruik van PRINCE2.

Na de gesprekken liep het implementatie proces voorspoedig en werd een basis gelegd voor het verder ontwikkelen van de werkwijze. Het gebruik van PRINCE2 is inmiddels binnen de organisatie geaccepteerd en levert de opdrachtgever een beter overzicht over de voortgang van de lopende projecten op technisch en financieel vlak.

Implementatie begeleiding:

Bij de implementatie van een belangrijk softwarepakket bleek dat bij de acceptatietest de stabiliteit en betrouwbaarheid van de nieuwe software onvoldoende was. Voor de gebruikersorganisatie was deze software niet acceptabel en werd de leverancier gevraagd een nieuwe opleverdatum te geven die 6 maanden na de eerste oplevering lag. De gebruiker volgde de acties van de leverancier en maakte zich zorgen over de haalbaarheid van de nieuwe datum. Gezien het aantal gebruikers dat getraind moest worden voor de nieuwe applicatie wilde de opdrachtgever heel zeker weten dat de software deze keer wel voldoende zou zijn om in productie te worden genomen. Fortress IMC werd door de opdrachtgever gevraagd om vast te stellen wat de werkelijke voortgang was en op welke wijze er zekerheid gesteld kon worden dat de toegezegde datum gehaald werd.